7 conseils pratiques pour le dépôt de vos documents dans SEDAR+

7 conseils pratiques pour le dépôt de vos documents dans SEDAR+

Le dépôt de documents réglementaires dans SEDAR+ peut être facilité grâce à quelques mesures proactives. Voici sept conseils pour que vos documents soumis soient conformes et exempts d'erreurs.

1. Restez au fait des directives concernant les dépôts dans SEDAR+

Les exigences de SEDAR+ sont périodiquement mises à jour pour refléter les modifications réglementaires et améliorer l'efficience. Ayez le réflexe de vérifier les directives avant tout dépôt de documents, pour éviter les erreurs.

Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) publient fréquemment des mises à jour; c'est donc une bonne idée que de consulter leur site Web, pour gagner du temps ou réduire les risques. Vous pouvez également consulter cette foire aux questions sur le dépôt de documents.

2. Informez-vous sur les problèmes connus dans SEDAR+ – et sur les solutions à ces écueils

SEDAR+ tient une liste actualisée des problèmes connus dans SEDAR+ et solutions pour vous aider à composer avec certains pépins qui peuvent survenir (lenteur du traitement, connexions interrompues ou difficulté à gérer les diverses versions [brouillons]).

Par exemple, si vous voulez enregistrer un brouillon sans version finale, le fait d'ajouter un fichier PDF vide dans un « espace réservé » vous évitera de perdre votre travail.

3. Revoyez vos normes de mise en forme

Les formats erronés sont l'une des erreurs les plus courantes. SEDAR+ a des exigences précises sur le format à respecter pour le dépôt de documents, ce qui inclut des normes pour les fichiers PDF et des conventions pour l'attribution de noms de fichier – souvent négligées.

Le fait de bien suivre ces indications peut éviter que votre dépôt de document soit retardé ou rejeté. Newsfile propose de l'aide pour la mise en forme, alors n'hésitez pas à faire appel à nous pour porter un autre regard sur les choses.

4. Tenez-vous au courant des dates limites importantes pour ce qui est des dépôts

Le dépôt de documents dans SEDAR+ se fait en fonction de dates limites établies, qui varient en fonction du type de document et du statut de l'entreprise. Le fait de dépasser une date limite peut entraîner des problèmes de conformité ou des pénalités réglementaires. Il est donc sage de mettre un rappel dans votre agenda. Les ACVM fournissent des renseignements sur les dates limites ainsi que d'autres éléments d'information utiles au sujet de la conformité.

5. Évitez les erreurs courantes

Une dernière vérification permet d'éviter des erreurs telles qu'une catégorie erronée ou des données incomplètes. De simples vérifications peuvent tout changer, particulièrement pour les dépôts d'un grand nombre de documents ou les soumissions de dernière minute. L'équipe de Newsfile peut vous offrir son soutien si vous avez besoin d'une deuxième paire d'yeux pour éviter les erreurs courantes.

6. Améliorez vos recherches grâce aux webinaires informatifs

SEDAR+ offre des capacités de recherche avancées et puissantes qui peuvent sembler complexes aux utilisateurs néophytes. Afin de tirer le meilleur parti des recherches publiques, vous pouvez accéder à une série de vidéos de webinaires qui portent sur des astuces et des stratégies de recherche. La plupart de ces vidéos durent moins de dix minutes.

L'écoute de ces webinaires peut améliorer votre capacité à trouver plus facilement des documents précis ou des mises à jour importantes, ce qui vous fera gagner du temps et vous épargnera bien des efforts.

7. Utilisez le soutien de Newsfile pour faciliter vos soumissions

Si vous avez des doutes sur la procédure à suivre, rappelez-vous que l'équipe de soutien de Newsfile est à votre disposition pour toute aide relative au dépôt de documents réglementaires. Notre expertise en ce qui a trait aux exigences de SEDAR+ assure la conformité de vos dépôts et concourt à réduire les risques de retards.

Vous pouvez autoriser Newsfile à effectuer pour le compte de votre entreprise le dépôt de documents dans SEDAR+. Sachez aussi que nous pouvons répondre à toutes vos questions concernant les frais de dépôt dans SEDAR+.