Plus de 200 000 dépôts réglementaires : leçons tirées en vue d’une conformité impeccable

Par Melissa Strle, spécialiste en marketing, TMX Newsfile

Pour plus de 200 sociétés canadiennes également inscrites aux États-Unis, les enjeux de conformité réglementaire n'ont jamais été aussi importants. Une seule erreur de dépôt peut entraîner une forte volatilité du cours de l'action et d'immenses répercussions financières et réputationnelles.

Les systèmes SEDAR+ et EDGAR traitent des milliers de dépôts chaque jour. Trois mois après son lancement, SEDAR+ avait déjà reçu plus de 30 000 documents d'information, alors qu'EDGAR traite près de 3 500 dépôts par jour, soit plus d'un million par année.

Dans cet environnement où la quantité de documents est très élevée, comment s'assurer que vos dépôts se démarquent par la qualité de leur préparation et de leur soumission?

Les 200 000 dépôts gérés depuis 1997 nous en ont fait voir de toutes les couleurs, des processus ordonnés aux bousculades de dernière minute.

Voici les trois leçons durement apprises au cours de nos nombreuses années dans le maquis du dépôt réglementaire.

La formule éprouvée de la conformité

Leçon 1 : Adopter des technologies spécialisées aux fins du dépôt réglementaire

Des décennies d'expérience nous ont placés devant l'évidence : tout dépôt impeccable repose sur l'utilisation de technologies conçues spécifiquement pour les complexités de la conformité réglementaire.

Leçon :

L'utilisation parallèle du système canadien SEDAR+, qui met l'accent sur les données, et du portail EDGAR Next des États-Unis, qui offre des protocoles de sécurité uniques, nécessite une plateforme créée à partir d'une connaissance approfondie de l'entièreté du processus de dépôt.

Cette expérience a mené notre équipe à une conclusion majeure : pour garantir une conformité sans faille, nous devions bâtir notre propre plateforme EDGAR exclusive à partir de zéro. Notre système a donc été conçu du point de vue d'un agent de dépôt afin qu'il puisse aider nos spécialistes à régler les problèmes concrets rencontrés chaque jour. En a résulté un système pour entreprises sur lequel certaines des sociétés ouvertes les plus importantes en Amérique du Nord peuvent compter pour traiter leurs documents d'information.

Leçon 2 : Unifier le savoir-faire de chaque côté de la frontière

Les risques importants liés à la conformité sont toujours présents, même si des équipes américaines et canadiennes comptent les meilleurs spécialistes d'EDGAR et de SEDAR+. Pourquoi? La plupart du temps, les erreurs les plus graves et les plus coûteuses surviennent en raison d'un manque de communication constante entre des équipes distinctes.

Leçon :

Notre collaboration avec les émetteurs inscrits à plus d'une bourse nous a appris, par-dessus tout, que le véritable savoir-faire se doit d'être complet des deux côtés de la frontière.

Notre expérience au Canada à titre de déposant SEDAR+ de premier plan nous a permis de maîtriser l'éventail complet des documents, des prospectus aux documents d'information continue, comme les états financiers, les rapports de gestion et les déclarations de changement important.

À cela s'ajoutent plus de 20 ans d'expérience aux États-Unis dédiée à EDGAR, soit plus de 80 000 dépôts américains depuis 1999. Nos compétences couvrent une gamme tout aussi vaste de documents importants pour les émetteurs transfrontaliers, notamment les formulaires 10-Q, 10-K, 20-F et 40-F.

Cette double expertise éprouvée nous a appris l'importance capitale d'un savoir-faire unifié. Un partenaire véritablement efficace n'a besoin que d'une seule équipe de spécialistes qui connaît parfaitement les deux systèmes et veille à ce que votre stratégie de dépôt soit complète, uniforme et tienne compte des interactions complexes entre EDGAR et SEDAR+.

Leçon 3 : Coordonner l'ensemble du flux de travail de la communication d'information

Des outils technologiques spécialisés et une équipe unifiée ne suffisent pas : un processus fragmenté entraîne des frictions et des risques accrus. C'est pourquoi ce dernier principe implique la coordination complète de votre flux de travail de communication de l'information, de la première ébauche à la soumission finale.

Leçon :

La coordination se résume à traiter le processus de communication de l'information comme un ensemble continu, et non comme des tâches distinctes. Ainsi, la diffusion de vos communiqués et la soumission de vos dépôts réglementaires dans SEDAR+ et EDGAR sont conformes et gérées à partir d'un seul point de contrôle.

Cette approche élimine les transferts manuels risqués, crée une piste d'audit précise et assure la correspondance de l'information transmise aux investisseurs et aux autorités de réglementation.

Gérer des processus de dépôt à la fois dans SEDAR+ et EDGAR demande une synchronisation parfaite et une coordination impeccable des flux de travail.

Mettre ces principes en pratique

Communiquez avec TMX Newsfile pour apprendre à appliquer notre approche éprouvée à votre processus de communication de l'information.