Principes directeurs – communications par moyens électroniques

7 C) PERSONNES-RESSOURCES RESPONSABLES DES RELATIONS AVEC LES INVESTISSEURS La TSX suggère à l’émetteur de fournir un lien courriel sur son site Internet pour que les investisseurs puissent communiquer directement avec un représentant des relations avec les investisseurs de la société. La politique de l’émetteur devrait préciser qui peut répondre aux demandes des investisseurs et donner des directives quant au type d’information pouvant être transmis électroniquement. Lorsqu’il diffuse de l’information par voie électronique, l’émetteur doit adhérer aux exigences de la TSX et aux exigences législatives en matière de communication afin de minimiser les possibilités de diffusion sélective de l’information. Pour garantir la diffusion rapide de l’information importante aux internautes qui le suivent, l’émetteur peut envisager de dresser une liste de transmission par courriel permettant aux usagers qui se rendent sur son site Internet de s’abonner à la livraison électronique des nouvelles émanant directement de l’émetteur. Ou encore, l’émetteur pourrait envisager d’utiliser un logiciel qui avertit automatiquement les abonnés de la mise à jour de son site Internet. Toutefois, l’émetteur doit prendre note que la diffusion électronique d’information importante doit être effectuée uniquement après diffusion de l’information par une agence de diffusion de communiqués de presse. D) CONFÉRENCES EN LIGNE La TSX recommande aux émetteurs de tenir des conférences téléphoniques avec les analystes et des conférences au sein du secteur d’une manière permettant à un tiers intéressé d’assister à la conférence soit par téléphone soit par Internet, conformément à l’alinéa 6.7(1) de l’Instruction générale 51‑201 –  Lignes directrices en matière de communication de l’information . Si l’émetteur choisit de participer à une conférence de presse destinée aux investisseurs se déroulant en ligne, la TSX propose que la participation d’émetteurs à des conférences en ligne soit régie par la politique déjà établie par l’émetteur sur sa participation à d’autres conférences, telles les conférences téléphoniques avec les analystes. 3. QUELLE INFORMATION NE DEVRAIT PAS ÊTRE DIFFUSÉE PAR COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES? A) MAUVAISE UTILISATION DES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES PAR LES EMPLOYÉS L’accès au courriel et à Internet peut représenter pour les employés un outil précieux dans l’exécution de leurs tâches. Toutefois, la TSX suggère d’établir des principes directeurs clairs concernant la façon dont les employés peuvent utiliser ces médias. Ces principes directeurs devraient être intégrés à la politique de l’émetteur en matière d’information, de confidentialité et d’opérations par les employés. On devrait rappeler aux employés que leur adresse électronique au travail appartient à l’émetteur et que toute la correspondance reçue et acheminée par courriel est considérée comme faisant partie de la correspondance de l’émetteur. L’émetteur devrait élaborer des principes directeurs pertinents sur le type d’information pouvant être communiqué par courriel. Il devrait interdire à ses employés de participer à des sessions de clavardage 2 , des groupes de discussion 3A ou des réseaux sociaux 3B portant sur l’émetteur ou sur ses titres. Comme il est indiqué au paragraphe 6.13 de l’Instruction générale 51‑201 – Lignes directrices en matière de communication de l’information , l’émetteur devrait également envisager de demander aux employés de rendre compte à une personne désignée de toute discussion sur l’émetteur qu’ils peuvent trouver sur Internet. De plus, les communications par courriel peuvent ne pas jouir du degré de sécurité voulu à moins que l’émetteur ne dispose de la technologie de chiffrement appropriée. Les employés devraient être avertis des dangers que comporte la transmission à l’externe par courriel de renseignements confidentiels non chiffrés. B) RAPPORTS D’ANALYSTE ET INFORMATION PROVENANT DE TIERS La TSX a pour pratique générale de recommander aux émetteurs de ne pas afficher sur leur site Internet des communications aux investisseurs provenant d’un tiers, à moins que la communication n’ait été rédigée pour le compte de l’émetteur, ou qu’elle soit de nature générale et ne se rapporte pas de façon précise à l’émetteur. Par exemple, si un émetteur affiche un rapport d’analyste sur son site Internet, il peut donner l’impression d’en avaliser les opinions et les conclusions. En présentant cette information sur son site, l’émetteur peut se trouver « mêlé » au rapport et être tenu légalement responsable de son contenu même s’il n’en est pas l’auteur. L’émetteur pourrait aussi se trouver dans l’obligation d’apporter des corrections au rapport s’il se rendait compte que le contenu est trompeur ou l’est devenu (par exemple, si les projections de bénéfices sont trop optimistes). Bien que la TSX recommande aux émetteurs de ne pas inclure de rapports d’analyste ou de consensus sur leur site Internet, elle comprend que certains d’entre eux sont d’un autre avis. La TSX invite à l’extrême prudence l’émetteur qui fait ce choix. La politique de l’émetteur concernant la publication de rapports d’analyste sur Internet devrait tenir compte de ce qui suit : 2 On entend par session de clavardage une tribune électronique en direct permettant aux internautes de converser entre eux. 3A On entend par groupe de discussion un babillard électronique sur lequel les internautes peuvent afficher de l’information. 3B Les médias sociaux comprennent les communications électroniques au moyen desquelles les utilisateurs créent des communautés en ligne ou y participent afin d’échanger des renseignements, des idées et d’autres contenus ou de participer à des activités de réseautage social.